Content Central

Système basé sur le Web — Autorise la connexion entre des postes de travail au sein d'un réseau (connectivité Internet). Les utilisateurs peuvent accéder à toutes les fonctions au moyen d'un navigateur Internet.

Saisie — Numérisation de documents grâce à des appareils multifonctions ou directement à partir d'un navigateur Internet au moyen de DirectScanMC Saisie de tout type de fichiers électroniques à partir de dossiers, par téléchargement ou par glisser-déplacer dans le navigateur.

Solution s'intégrant à Microsoft Office.

Récupération — Permet de repérer les documents voulus en quelques secondes au moyen d'un moteur de recherche convivial. Permet de parcourir des dossiers bien structurés qui sont générés automatiquement par le système.

Gestion — Permet de vérifier, de modifier, d'ajouter, de rejeter, de collaborer, et bien plus encore, selon les privilèges d'accès définis par l'administrateur système. Permet de recevoir des avis à l'interne ou par courriel relatifs à des événements systèmes ou des recherches prédéfinies.

Automatisation du flux de travail — Simplifie les processus d'affaires en utilisant des éléments déclencheurs et des actions qui se combinent pour créer de performantes règles de flux de travail. Permet la configuration des processus d'approbation pour transmettre les documents par le biais de chemins prédéfinis ou ponctuels en fonction d'un événement système ou d'un calendrier.

Comptes fournisseurs : Génère les bons de commande et d'autres formulaires. Combine tous les types de document associés à une commande d'un seul fournisseur au moyen de paquets de données. Avise automatiquement la présence de paquets de données complets ou incomplets.

Ressources humaines : Stocke les demandes des employés, les évaluations de rendement, les formulaires fiscaux, et bien plus. Permet d'aviser l'employeur et les employés de l'expiration de documents.

Éducation : Gère les documents des étudiants, comme les demandes, les requêtes et les dispenses. Stocke les documents administratifs séparément des documents des étudiants.

Hypothèque : Simplifie le processus de saisie des paquets de données relatifs à l'hypothèque. Avise l'utilisateur lorsque les éléments requis de l'hypothèque ont été saisis. Permet la distribution de tout paquet de données d'hypothèque d'un simple clic.

 

Les utilisateurs se connectent localement ou à distance à la centrale documentaire au moyen d'un compte défini par l'administrateur système ou d'un compte Active Directory existant. Les documents papier peuvent être classés et saisis au moyen de la fonction Content Central Connector accessible depuis le panneau de commande de l'imprimante multifonction Ricoh, numérisés en lot vers un répertoire surveillé, transmis par courriel au serveur de la centrale documentaire, ou encore numérisés directement vers le navigateur Internet au moyen d'un numériseur à plat Ricoh.

La file d'attente d'approbation de chaque utilisateur contient des documents qui leur ont été automatiquement acheminés à des fins d'approbation ou de refus. Les avis sur l'échéancier et l'arrivée de documents permettent d'optimiser la productivité.

Une politique distincte de conservation des documents peut être définie pour chaque type de document. Les documents expirés sont automatiquement éliminés du système.

Les opérations effectuées sur les documents sont conservées intégralement dans un historique, incluant les modifications, les approbations et les mises à jour relatives à la propriété des documents. Les anciennes versions des documents peuvent être consultées ou téléchargées en tout temps.

Les administrateurs système définissent les privilèges d'accès des utilisateurs ou des groupes en fonction du type de document. Les privilèges d'accès incluent la consultation, la modification, l'ajout, la recherche, la suppression, la métamodification, et bien plus.

Les utilisateurs peuvent accéder en tout temps à des documents d'aide contextuels. Un service d'assistance par clavardage en direct est accessible 24 heures par jour directement à partir de l'interface utilisateur.

Les règles de flux de travail peuvent être définies en fonction de processus spécifiques, dont les avis par courriel ainsi que la distribution et la manipulation des documents. Les éléments déclencheurs de flux de travail, définis en fonction d'événements système ou de calendriers, se combinent à des actions, comme l'assignation, le processus d'approbation, ou encore la fonction de copie vers un dossier (Copy to Folder) pour définir de performantes règles de flux de travail.